De klokkenluidersregeling van Vattenfall

De klokkenluidersregeling is een procedure waarmee medewerkers, consultants, leveranciers en andere belanghebbenden of betrokkenen ernstige onregelmatigheden en/ of (vermoedens van) misstanden bij Vattenfall kunnen melden.

Meldpunt

Het is van groot belang dat Vattenfall het bedrijf, de medewerkers, leveranciers, klanten, het milieu en de samenleving als geheel beschermt tegen ernstige onregelmatigheden en/ of misstanden begaan door Vattenfall-medewerkers. Als deze in een vroeg stadium kunnen worden gesignaleerd, dan heeft Vattenfall een betere mogelijkheid om risico's te vermijden en de schade te beperken. Dit is niet alleen in het belang van Vattenfall, maar ook in dat van onze medewerkers en andere stakeholders. Daarom hebben wij de mogelijkheid gecreëerd om ernstige onregelmatigheden en/ of (vermoedens van) misstanden te melden via verschillende rapportagelijnen.

Hoe en wat kan je melden?

Hoe meld je een vermoedelijke schending?

  1. Het webbased klokkenluidersmeldpunt van Vattenfall is 24/7, 365 dagen per jaar beschikbaar. Bij een melding via deze online klokkenluiderstool heb je de mogelijkheid om anoniem te blijven.

  2. Je kunt ook rechtstreeks via e-mail of telefoon een melding doen aan Group Internal Audit of aan een van de nationale klokkenluiders­coördinatoren (zie onderstaande contactgegevens).

  3. Je kunt daarnaast een melding doen aan één van Vattenfalls externe ombudspersonen (zie onderstaande contactgegevens). Ook bij een melding langs deze weg is het mogelijk anoniem te blijven tegenover Vattenfall.

  4. Meldingen over incidenten die onder de geldende nationale klokkenluidersregeling vallen, kun je ook doen via de externe meldkanalen van de bevoegde autoriteiten en, indien van toepassing, aan de instellingen, organen of agentschappen van de EU.

Wat kan je melden via de klokkenluidersregeling?

Voorbeelden van ernstige schendingen die je kunt melden:

  • Omkoping en corruptie
  • Fraude
  • Belangenverstrengeling
  • Oneerlijke handelspraktijken
  • Onjuiste inkoopprocedure
  • Gebruik van voorwetenschap
  • Diefstal en verduistering
  • Intimidatie
  • Mensenrechtenschendingen
  • Gevaar voor volksgezondheid
  • etc.

Wat gebeurt er met je melding?

We zullen de ontvangst van je melding zo snel als praktisch mogelijk en uiterlijk 7 dagen na de dag van de melding bevestigen. Alle meldingen worden serieus genomen en zullen leiden tot passende maatregelen. Mogelijk word je gevraagd om indien nodig aanvullende informatie te verstrekken. Onthoud dat je tijdens deze informatie-uitwisseling altijd zo lang je wilt anoniem kunt blijven, indien je je melding via het klokkenluidersmeldpunt of bij één van de externe ombudspersonen hebt gedaan.

Je melding wordt onderzocht door een onderzoeksteam dat zodanig is samengesteld dat het voldoet aan de lokale behoeften en past bij de aard van de vermoede misstand. De onderzoeksteams omvatten meestal vertegenwoordigers van Group Internal Audit en de juridische afdelingen van Vattenfall, met ondersteuning van andere functies indien nodig (zoals Staff Function Human Resources). Alle gevoelige informatie met betrekking tot een onderzoek, inclusief persoonlijke gegevens van de melder, wordt strikt vertrouwelijk behandeld.

Als het gemelde incident wordt beschouwd als een schending van de wet of een ernstige schending van de gedragscode van Vattenfall of enige andere interne regelgeving, wordt het management van de relevante Vattenfall Business Unit of Staff Function waarop het incident betrekking heeft geïnformeerd en worden passende vervolgmaatregelen aanbevolen. Dergelijke aanbevelingen hebben meestal betrekking op verbeterde werkroutines en functie­aanpassingen, maar ook - in zwaardere gevallen - op disciplinaire sancties zoals formele waarschuwingen en ontslagen. Jij als informant wordt altijd zo snel als praktisch mogelijk op de hoogte gebracht van de conclusies van het onderzoek.

Waarborg anonimiteit en bescherming tegen benadeling

Het is ten strengste verboden voor alle Vattenfall-medewerkers en andere betrokkenen om de identiteit van een melder van een incident te achterhalen. Ook verbiedt Vattenfall elke vorm van benadeling van een ieder die te goeder trouw een melding van een incident heeft gedaan. Schendingen van deze verboden kunnen leiden tot disciplinaire sancties, waaronder de mogelijkheid tot ontslag en beëindiging van het dienstverband.

Vattenfalls coördinatoren en ombudspersonen

Vattenfalls nationale klokkenluiderscoördinatoren

Landen Coördinator
Nederland Floortje Algera
+31 655386451
Zweden Victoria von Uexküll
+46 702 806 852
Duitsland Gisela Drozella
gisela.drozella@vattenfall.de
Verenigd Koninkrijk Sandra Leece
+44 1315263135
Denemarken Jens Kirk Jørgensen
+45 27875837
Finland Victoria von Uexküll
+46 702 806 852
Polen Victoria von Uexküll
+46 702 806 852
Frankrijk Victoria von Uexküll
+46 702 806 852

Vattenfalls externe ombudspersonen

Landen Ombudspersonen
Nederland Sachse Advocatuur
+31 654798218
hans@sachse.nl
Zweden Advokatfirman Delphi
+46 86775530
peter.nordbeck@delphi.se
Duitsland Fachanwälte für Strafrecht am Potsdamer Platz mbB
Dr. Rainer Frank
+49 30318685-44
ombudsmann@FS-PP.de
Verenigd Koninkrijk Advokatfirman Delphi
+46 86775530
peter.nordbeck@delphi.se
Denemarken Nyborg & Rørdam
+45 33387026
csi@nrlaw.dk
Finland Eversheds Asianajotoimisto Oy
+358 106841601
Polen Kancelaria Prawna D. Cyran, R. Sasiak i Wspólnicy Spółka Komandytowa
Anna Nowakowska
+48 322072297
incydent@dcrs.pl

Ook interessant